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リモートメールを導入して「セキュリティ課題」「業務効率課題」を解決した、お客様の声をご紹介いたします。

■時代も変わってきているので仕事の仕方自体が変わってきている

パシフィックコンサルタンツ株式会社では、東京都産業労働局の「東京モデル」事業に選定されたことを契機に、「888(トリプルエイト)」プロジェクトを立ち上げ、長年の課題であった従業員の長時間労働改善に取り組んでいる。

「888(トリプルエイト)」とは、「仕事の為の8時間、自分と家族の為の8時間、健康の為の8時間」というメリハリのある生活、活力溢れる会社を実現することを目的としたプロジェクトであり、ワークライフバランスを推進する社内風土へと移行、業務の効率化、職場の活性化などを推進している。

業務の内容が多岐に渡るようになってきたことも、長時間労働の原因として挙げられる。

例えば、「環境」と言う切り口から、道路設計を行うだけではなく、環境調査や河川との取り合いなど発注者から様々な要件が示されることがある。

社内でも様々な部署とジョイントして仕事をするようなやり方に変わりつつある。

「担当者間のコミュニケーションが、より重要になり、効率よく仕事を進めることが求められます」(高部氏) どの企業にとっても課題である業務の効率化に役立つ一つの方策として、リモートメール法人サービスを活用している。

■業務に関わるもの全てが重要情報

設計図や報告書などの成果品はお客様に納品するものであり、業務に関するものは全て重要情報である。

また、住民アンケートなど個人情報を扱う場合もあり、適切に管理することが求められる。

そのため、従業員が取り扱う情報全てを重要情報として取扱い、情報漏洩事故が発生しないよう情報セキュリティ規程、個人情報管理システム規程など、諸規程に従って日々の業務を行っている。

高部氏が所属する経営情報部は、基幹システムや情報インフラの整備、運用だけではなく、情報セキュリティ対策について検討、整備を行う部署である。

どの企業にも言えることだが、社会的な関心の高まりやサイバー攻撃の巧妙化などを背景に、情報セキュリティ対策が益々重要となっている。

■日本人は「管理者が守ってくれる」という意識が強い

欧米と比べ日本人は管理者が守ってくれているから自由に使っても大丈夫だろう、という変な安心感があることを、高部氏は懸念している。

そのような意識、風土が社内にないとは言えないので、悪意なくいつの間にか情報漏洩につながる危険を冒すのではないかと、管理者として不安に感じているそうである。

情報漏洩に関して言えばFacebookやTwitterなどのソーシャルメディアサービスに対して、業務内容に関わる情報発信を禁止している企業は多い。

昨今、従業員が自身の言動をソーシャルメディアに発信し、その投稿を見た不特定多数の一般人に問題点を指摘されて、企業が対応に追われるケースが目立っている。

そのような事態に備えて対策を打つ企業が増えており、従業員の意識改革を促す研修を行う企業もある。

しかし、研修を行ったり、規程で禁止をしていても、アルバイトまで含めて一人ひとりに目が届き、守れるかと問われるとなかなか厳しいのが現状である。

従業員一人ひとりが、企業が何のためにシステムを導入しているのか、また何故そのような対策を行っているかを知ることも大事である。

また企業側は社員全員に周知させる必要があると言える。

■携帯電話にはどんどん情報が蓄積されている

もともと、業務上必要な場合に限り、会社のメールを会社支給の携帯電話に転送する対応をしていたという。

しかし、メールを転送していると、携帯電話側に情報がどんどん蓄積されていく状況に、高部氏は危機感を抱いていた。

携帯電話にはアドレス帳などの機能によって、社員の個人情報だけではなく、取引先の情報なども登録できる。

その上、会社メールの転送によって業務情報まで携帯電話に蓄積されていることになるからである。

「どのように対策を講じれば、情報漏洩リスクを低減できるか悩んでいました」（高部氏） リモートメールは携帯電話にデータを残さないというコンセプトが、要求に合致し導入しやすかったと高部氏は語る。

■リモートメールの導入の決め手はコストと導入のしやすさ

高部氏によると、リモートメールを導入した当時は、携帯電話の機種統一、内線化、メールシステムの更新などを同時に進めていたという。

サービスを導入してからサービスインまでのリードタイムが短くて済むことは、どのサービスにも求められる点であろう。

「すぐにサービスインできる点はプラスになりましたね、利用者にとっても良かったと思います。関連システムと合わせて導入できたので本当に良かったです」（高部氏）

また、その他の導入の決め手になったのがコストだという。

高部氏は、「他社のサービスは多機能な分、割高でした」と当時を振り返る。

初期費用と月額費用は、導入を考えている企業にとって、最も注目する点である。

リモートメールは、他社と比較して価格と機能性のバランスが良く、コストが抑えられる点が導入の決め手になった。

機能性は、各社のサービスによって大きく異なる。

昨今のクラウド化やBYOD(※1)などの潮流もあって、様々なサービスが存在している。

企業にとって必要充分な機能が何であるか、運用者はしっかりと見定めなくてはならない。

高部氏は「経験上、多機能で何でも出来る、というのは、何もできないと同義語だと思っています」と語る。

多機能で便利に見えても、利用者にとっては使い勝手が悪いこともある。

もしかすると、便利だと思っていた機能が利用者にとっては不要であったりする。

「この目的を達成するには、この機能さえあれば良い。

このような選び方をしないと使いにくいものになる」と、高部氏は考えている。

その点、リモートメールは『会社のメールを携帯電話で安全に閲覧する』という目的に対し、サービス自体が非常にシンプルである。

このピンポイントのサービス用途が、パシフィックコンサルタンツ株式会社の要件に合っていたのである。

コスト、導入のしやすさ、必要充分な機能が、リモートメールを導入する決め手になったと言っても過言ではないだろう。

■セキュリティポリシーに従って機能を選べるので使い勝手が良い

従業員1人当たりメールのやり取りが多い企業は多々ある。

中には昼間に外出しており、顧客からの急な連絡があっても対応できないこともあるだろう。

リモートメールは出先で会社のメールアドレスを用いてやり取りできるので、メールを確認する為に会社に立ち寄らなくても良い。

それは企業にとっても従業員にとってもメリットであり、非常に大きい効用であると高部氏は語る。

その上で注目しているのが、独自に設定できるセキュリティ機能である。

リモートメールには『アクセスキーの設定』『添付ファイルのダウンロード禁止』などのセキュリティ機能が24項目あり、これらは無料で設定が可能である。

このように、各企業のセキュリティポリシーに合わせて設定できることも、利用者のリスクマネジメントに繋がっている。

今後も、セキュリティ、利便性とのバランスを考慮し、リモートメール等によるモバイル環境の改善をさらに進め、業務効率化を目指していく予定だと高部氏は語っている。

(※1)従業員の私物情報端末を業務で利用する事